Eksperci zajmujący się rynkiem pracy podkreślają, że pandemia koronawirusa wymusiła liczne zmiany związane z wieloma aspektami zatrudnienia. Jedną z najważniejszych zmian było przejście z pracy stacjonarnej na zdalną. To właśnie ten aspekt przyciągnął uwagę badaczy z sopockiego Wydziału Psychologii SWPS Uniwersytetu Humanistycznospołecznego, którzy postanowili zgłębić temat.
W połowie marca wszyscy uczestnicy rynku pracy - zarówno przedsiębiorcy, pracodawcy, kadra zarządzająca, jak i pracownicy – musieli w bardzo krótkim czasie zareagować na zmiany, które wymusiła pandemia. Oprócz aspektu finansowego, związanego m.in. z korzystaniem ze wsparcia antykryzysowego, pojawiło się wiele wyzwań organizacyjnych. Z dnia na dzień wielu pracowników przeszło z trybu pracy stacjonarnej na zdalną, firmy i instytucje musiały na nowo przemyśleć strategię i przenieść swoje działania do świata wirtualnego oraz dostosować wiele procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Co się zmieniło przez ostatnie miesiące?
Zmianę organizacji pracy lepiej znoszą ci, którzy wcześniej mogli pracować zdalnie
Ważnym zjawiskiem, które dotknęło bardzo wielu pracowników w ciągu ostatnich miesięcy, było przejście z systemu pracy stacjonarnej na zdalną w okresie epidemii koronawirusa. Sylwiusz Retowski, wykładowca Uniwersytetu SWPS, który na co dzień zajmuje się badaniami i doradztwem z zakresu psychologii pracy oraz organizacji, a także jest autorem publikacji naukowych dot. rynku pracy, motywacji pracowników oraz bezrobocia, zgłębił ten temat razem ze swoim zespołem. Przeprowadził dwa badania dotyczące pierwszego okresu pandemii (kwietnia oraz maja), w tym jedno we współpracy z Gdańską Fundacją Kształcenia Menedżerów. Do jakich wniosków udało im się dojść?
– Zaobserwowaliśmy związek pomiędzy reakcją na zmianę a stanem zdrowia psychicznego. Wyszło dokładnie tak, jak się spodziewaliśmy: im bardziej ktoś na nią negatywnie reagował, tym bardziej jego zdrowie się pogarszało. Wydaje się to truizmem, ale to nie są przypuszczenia, a twarde dane – opowiada Sylwiusz Retowski.
Badacze z sopockiego Wydziału Psychologii Uniwersytetu SWPS sprawdzili także, od czego zależała reakcja na zmianę organizacji pracy.
– Okazało się ani płeć, ani wiek, ani staż pracy, ani wielkość firmy, ani forma własności nie są czynnikami, które modyfikują tę zależność. To znaczy, że uniwersalnie występuje ona u wszystkich, a zatem jeśli negatywnie reagujesz na zmianę, to twój stan zdrowia psychicznego się pogarsza – wyjaśnia badacz. – Istnieje jednak pewna zmienna, która ma znaczenie: to, czy przed okresem pandemii firma lub instytucja umożliwiała pracę zdalną. Jeżeli tak było, to negatywne przeżycia związane ze zmianą organizacji pracy w czasie pandemii nie przekładały się na kłopoty ze zdrowiem psychicznym. Jeśli jednak firma lub instytucja wcześniej nie pozwalała na pracę zdalną, to negatywne reagowanie na zmianę bardzo silnie przekładało się na problemy ze stanem zdrowia psychicznego.
Oznacza to zatem, że ten, kto mógł wcześniej korzystać z elastycznego podejścia do wykonywania obowiązków służbowych, czyli z pracy zdalnej, znacznie lepiej zniósł zmiany związane z przymusową reorganizacją w okresie pandemii.
– Umożliwienie pracownikowi pracy w zróżnicowany sposób może być pewnego rodzaju „szczepionką” na zmiany, które nadejdą, a o których jeszcze nie wiemy – uzupełnia Sylwiusz Retowski.
Zwraca również uwagę na pewien istotny element, który wiąże się z reorganizacją trybu pracy. Chodzi o zapewnienie odpowiedniego wsparcia pracownikom, którzy znaleźli się w sytuacji zmiany.
– Jest taka teoria stresu, według której odczuwamy stres szczególnie mocno wtedy, gdy formułowane wobec nas są ogromne wymagania, a jednocześnie brakuje nam odpowiednich narzędzi – wyjaśnia badacz. – Jeżeli firma lub instytucja tylko wymaga, ale nie zapewnia odpowiedniego wsparcia organizacyjnego, to taki pracownik doświadcza bardzo silnego stresu, ze skutkami fizjologicznymi oraz psychicznymi włącznie. Po pewnym czasie, taki chronicznie zestresowany pracownik może „wypalić się” i zaczyna rozważać zmianę pracy, bądź nawet zawodu.
Pozyskiwanie, wdrażanie i odchodzenie pracowników – wszystko w trybie online
Specjaliści z branży HR podkreślają, że wiele firm poradziło sobie z przejściem na rekrutację w systemie zdalnym, a także, że jest to zmiana, która z dużym prawdopodobieństwem zapisze się na stałe w procesie pozyskiwania pracowników.
– Dostrzeżono plusy takiego rozwiązania, m.in. większą dostępność kandydatów, którzy nie muszą dojeżdżać do firmy na rozmowę czy wyeliminowanie problemów związanych np. z wynajęciem lub znalezieniem odpowiedniej sali do jej przeprowadzenia – mówi Sylwia Kozłowska – Zapiec, doradca zawodowy z Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, Oddziału Zamiejscowego w Słupsku. – Zaczęto również wykorzystywać portale społecznościowe, które stały się kanałem komunikacji pomiędzy kandydatami a rekrutującymi.
Nie tylko proces rekrutacji można przeprowadzić zdalnie, ale i onboarding, czyli wdrażanie pracowników w nowe obowiązki.
– Dla znacznej części pracowników ważne jest to, jak przebiega adaptacja w nowym miejscu pracy. Na tej podstawie podejmują decyzję, czy chcą się związać z nim na dłużej, dlatego też przeprowadzenie tego procesu w sprawny sposób jest niezwykle ważne. Pandemia tego nie zmieniła, z czego wiele firm doskonale zdaje sobie sprawę – wyjaśnia Sylwia Kozłowska - Zapiec.
Szkolenia oraz rozmowy ze pracownikami odbywają się za pomocą platform do e-learningu i wideokonferencji. Ważną rolę zaczął odgrywać mentor, czyli bardziej doświadczony kolega, do którego mogą zwrócić się z wszelkimi pytaniami.
Także offboarding, czyli proces odchodzenia pracownika z firmy, przeniesiono do sfery online.
– Specjaliści z branży HR podkreślają, że przeprowadzenie go zdalnie jest trudniejsze, ale możliwe – dodaje Sylwia Kozłowska - Zapiec. – Ważne, aby utrzymywać stałą komunikację, a także wykazywać się empatycznym podejściem do tego, jakby nie było, trudnego tematu.
Spotkania przeniosły się do sieci
Choć nie są to rzeczy nowe, to w ostatnich miesiącach wirtualne targi, szkolenia oraz konferencje zyskały na popularności ze względu na epidemię koronawirusa.
– To obecnie najbezpieczniejsza forma spotkań, która sprawdza się w okresie obostrzeń. Ma też inne zalety, m.in. generuje mniej kosztów. Eksperci uważają jednak, że wydarzenia w wersji wirtualnej nie wyprą tych, które organizowane są w tradycyjnej formie – mówi Sylwa Kozłowska – Zapiec.
Ciekawe zmiany zaszły także w kwestii benefitów dla pracowników. Treningi sportowe czy owoce w biurze zastąpiono dostępem do usług multimedialnych, subskrypcji, cyfrowych prenumerat. Także integracja w okresie wzmożonej pracy zdalnej zmieniła formę – pracownicy spotykali się na kawę czy wspólne gry w przestrzeni wirtualnej, na platformach do wideokonferencji.
Oprac.: Sylwia Kozłowska – Zapiec, Marta Wiloch – Zespół redakcyjny PORP, WUP w Gdańsku