Tak bardzo pożądana przez większość pracowników praca zdalna, z której w ostatnich latach mogło korzystać coraz więcej osób, kilka tygodni temu nieoczekiwanie stała się koniecznością. Z dnia na dzień epidemia koronawirusa w Polsce zmieniła otaczającą nas rzeczywistość o co najmniej 180 stopni. Lawinowe przejścia na wirtualne biura dla znacznej grupy  pracodawców i ich pracowników okazały się niezbędne do podtrzymania funkcjonowania firm. Stąd też osoby pracujące do tej pory tylko stacjonarnie mają okazję, aby w praktyce zweryfikować swoje oczekiwania z nią związane.

 

 

Atrakcyjność home office przed pandemią

Według ostatniego raportu firmy Hays Poland możliwość pracy elastycznej była najwyżej ocenianą przez pracowników formą wśród świadczeń pozapłacowych. Co więcej, 74 procent firm zadeklarowało, że umożliwia swoim pracownikom pracę w charakterze zdalym, także ruchome godziny jej wykonywania, daje możliwość pracy w zmniejszonym wymiarze czasu, a nawet przepracowania pełnego wymiaru godzinowego w mniejszą liczbę dni. Prawie 70 proc. pracodawców podkreślało to w swoich ofertach pracy, pokazując tym samym, że proponuje takie rozwiązania w praktyce. W konsekwencji, do momentu wybuchu pandemii koronawirusa, prawie co drugi pracownik (43 proc. wszystkich badanych) miał szansę na realizację zawodowych zobowiązań z domu, przynajmniej okazjonalnie.

Źródło: Hays Poland Raport płacowy 2020

Transkrypcja danych do grafiki: Które z rozwiązań pracy elastycznej funkcjonują w firmie? (PDF; 59,2 KB)

 

Tak duże zainteresowanie tematem pracy zdalnej potwierdziły również dane z sondażu firm CBRE/Grafton, w których aż 86 proc. pracowników zadeklarowało, że chce właśnie tak pracować. Prawie 60 proc. z nich optowało za takim charakterem pracy jeden, góra dwa razy w tygodniu (w tym 31 proc. respondentów wybrało wariant dwóch dni pracy poza biurem, a 28 proc. – jeden dzień). Dla 14 proc. badanych 3 dni pracy w domu to maksymalny czas, a 13 proc. osób preferowałoby taką formę pracy aż cztery dni w tygodniu.

Jak podaje portal Global Workplace Analityc’s, najlepsze wskaźniki efektywności, dają jednak dwa do trzech dni roboczych pracy zdalnej. To świetny czas na to, aby skoncentrować się na obowiązkach służbowych, które wymagają skupienia i przemyślenia koncepcyjnego, ale jednocześnie to także odpowiednia proporcja do wszystkich zadań, które muszą zostać omówione zespołowo w biurze.

 

Efektywnie czyli jak?

Specjaliści twierdzą, że niezbędnym krokiem do uzyskania efektywności pracy w domowym zaciszu jest właściwe przygotowanie się do niej. Z jednej strony istotną rolę przy zmianie charakteru pracy stacjonarnej na zdalną, odgrywają nawyki z dnia codziennego.

Zdaniem ekspertów Hays Poland to właśnie rutyna jest tą bazą, która weryfikuje naszą efektywność. Ustalony rytm dnia pracy, w kontekście stałych godzin jej rozpoczynania, ułożonego harmonogramu zadań czy nawet przerw tzw. śniadaniowo-kawowych, które co prawda pozwalają na elastyczność, ale w samodzielnej organizacji pracy wprowadzają pewien porządek. Sama czynność planowania, czyli nadawania priorytetu poszczególnym zadaniom – kończenie jednego przed rozpoczynaniem drugiego, świetnie sprawdza się w tym przypadku. Osoby tak pracujące są efektywniejsze, szybciej realizują swoje zobowiązania i kończą dzień pracy o określonej porze.

Z drugiej jednak strony kluczową rolę w całym procesie pracy zdalnej odgrywa zaplecze techniczne, sam fakt wdrażania zespołów, które mają być poddane takiemu trybowi pracy, a także odpowiednia komunikacja wewnątrz grupy. Ustalenie przejrzystych zasad pracy, jasne wytyczne czy konkretne oczekiwania wobec pracowników to filary pracy w trybie on-line, które bardzo precyzyjnie powinny być sygnalizowane przez menedżerów zarządzających grupą. Harmonogram działań na początku każdego dnia roboczego czy ewentualne omówienie bardziej skomplikowanych kwestii telefonicznie, też wirtualne spotkania statusowe raz w tygodniu, kiedy cały zespół zdzwania się np. na pół godziny, aby wymienić się uwagami na temat prowadzonego projektu (jako zamiennik dotychczasowych spotkań stacjonarnych) to doskonałe rozwiązania, które w praktyce przynoszą miarodajne efekty.

Bo najbardziej kluczowym spośród szeregu czynników wpływających na wydajność pracy jest właśnie odpowiednia jej organizacja. Produktywność zespołu w głównej mierze zależy od kadry zarządzającej, która wyznacza kierunek pracy i rozwój całej komórki. Stworzenie przyjaznego środowiska pracy, optymalny rozkład zadań, a przede wszystkim dbanie o motywację pracowników, to niezbędne kroki, aby codzienna praca on-line stała się bardziej efektywna.

 

Nowa odsłona home office

Możliwość pracy zdalnej jeszcze do początku marca br. stanowiła najcenniejszy benefit, który od wielu lat wybrzmiewał w różnych badaniach firm doradztwa personalnego. Niestety, w dobie aktualnych zdarzeń praca z domu stała się koniecznością, której nadal pomimo upływu już kilku tygodni pracy, towarzyszą ograniczone możliwości skupienia się, co w konsekwencji jest źródłem stresu dla wielu osób.

Obecna sytuacja z koronawirusem w tle zbyt gwałtownie wymusiła przejście na system zdalny. Większość organizacji, która do tej pory nie miała do czynienia z takim charakterem pracy, w zastanych warunkach działa zbyt chaotycznie. Dodatkowo niekomfortowe okoliczności pracy potęguje niejednokrotnie brak ergonomicznego stanowiska pracy, dzielenie wspólnej przestrzeni, w której domownicy również wykonują swoje zawodowe obowiązki, ale także ograniczone kontakty personalne, i to nie tylko te na płaszczyźnie służbowej. Dostosowanie się do nowych okoliczności jest trudne zarówno dla firm, pracowników, jak też ich menedżerów. Dla wszystkich to nowa sytuacja i nowe wyzwania.

W takim otoczeniu potrzeby pracowników wydają się być inne niż te sprzed epidemii, a to z kolei przekłada się na wzrost oczekiwań względem przełożonych.

Eksperci Hays Poland podkreślają, że obecnie niezwykle pozytywny wpływ na pracowników ma podtrzymanie ducha zespołu, ale też systematyczność i spójność komunikatów wysyłanych przez osoby zarządzające. Podstawą są transparentne wiadomości i czytelnie formułowane oczekiwania wobec pracowników. Zasypywanie podwładnych dużą dawką maili, telefonów czy innych form ciągłej komunikacji podczas roboczego dnia pracy, zdecydowanie nie sprzyja efektywnej pracy. Wręcz przeciwnie - powoduje u pracowników frustracje, niepewność, podenerwowanie, co w konsekwencji prowadzi do sytuacji stresogennych. Firmowe więzi mogą stać się jeszcze silniejsze, jeśli zespół w nowej sytuacji może wzajemnie liczyć na wsparcie.

Tym bardziej, że 14% respondentów sondażu firm CBRE/Grafton nie odczuwa potrzeby pracy w takiej formie. Według ekspertów doradztwa personalnego, poza charakterem obowiązków zawodowych, kluczowe są także indywidulane predyspozycje danej osoby jak m.in. umiejętność zarządzania czasem, samodzielność, a także nastawienie na realizację wyniku.

W obecnej sytuacji odpowiednia organizacja pracy i właściwa komunikacja ze strony przełożonych są najbardziej pożądanymi instrumentami w codziennej pracy. W opinii ekspertów Hays Poland ważne jest też, żeby liderzy i menadżerowie teamów nie ograniczali teraz aktywności firmy, tak aby przeczekać trudy okres. Powinni działać, dbać o komunikację i dobrostan swoich pracowników w nowych okolicznościach. Dzięki temu są w stanie nie tylko lepiej przeprowadzić firmę przez trudny okres, ale również wzmocnić ją na przyszłość.

Świat po koronawirusie nie będzie już taki sam jak przed epidemią. Praktyka, jakiej poddanych zostało na szybko wiele zespołów spowodowała, że ograniczenia technologiczne w przyszłości, już tej po pandemii, nie będą odgrywały tak dużej bariery jak dotąd. To szansa też na to, aby praca zdalna możliwa była dla jeszcze większej liczby pracowników w sektorach, w których teraz przyniosła efekty i pokazała, że stacjonarny charakter pracy wcale nie jest konieczny. Na nowo zapewne trzeba będzie także zdefiniować pojęcie home office.

 

Oprac.: Barbara Zabłocka – Wydział Pomorskiego Obserwatorium Rynku Pracy oraz Zespół redakcyjny PORP, WUP w Gdańsku